如今國(guó)家及相關(guān)監(jiān)管部門對(duì)實(shí)驗(yàn)室的管理和要求越來(lái)越嚴(yán)格，檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室可以通過(guò)LIMS實(shí)現(xiàn)管理水平的提升與檢測(cè)效率的提高，從而可以達(dá)到認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)也可以進(jìn)一步減少實(shí)驗(yàn)室運(yùn)作成本。

比起傳統(tǒng)模式下純紙質(zhì)人工操作歸檔記錄，實(shí)驗(yàn)室信息化LIMS系統(tǒng)的運(yùn)行可以降低大量重復(fù)的繁瑣的易出錯(cuò)的實(shí)驗(yàn)室記錄操作，而在LIMS管理過(guò)程中必然會(huì)產(chǎn)生一系列的電子歸檔文件，那么在LIMS中是如何做到實(shí)驗(yàn)室各類文件及檔案的管理呢。

首先，電子檔案設(shè)置

以一個(gè)普通的第三方檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室來(lái)舉例，其實(shí)驗(yàn)室的主要業(yè)務(wù)是將客戶所需要檢測(cè)的樣品根據(jù)其要求進(jìn)行檢驗(yàn)檢測(cè)，并出具檢測(cè)報(bào)告。

所以說(shuō)呢，在其所適用的LIMS中，實(shí)現(xiàn)了全流程的全程電子化，主要的工作流程是：

合同評(píng)審人員接收并在LIMS中登記客戶送檢樣品及要求（電子原始記錄）——業(yè)務(wù)受理人員分配電子任務(wù)——實(shí)驗(yàn)室主管安排檢測(cè)任務(wù)給檢測(cè)人員（權(quán)限設(shè)置，任務(wù)安排）——檢測(cè)人員開展檢測(cè)——檢測(cè)后提交電子原始實(shí)驗(yàn)記錄給校核人員（權(quán)限設(shè)置）——校核無(wú)誤后提交授權(quán)簽字人審核(電子簽名)——審核無(wú)誤后提交審核稿編制人（權(quán)限設(shè)置）——審核稿提交實(shí)驗(yàn)室主管審核（權(quán)限設(shè)置）——審核無(wú)誤后提交報(bào)告編制人（權(quán)限設(shè)置）——編制完成提交報(bào)告審核人（權(quán)限設(shè)置）——審核無(wú)誤后交報(bào)告發(fā)送人（權(quán)限設(shè)置）——發(fā)送檢測(cè)報(bào)告（電子報(bào)告，支持下載打印）。

當(dāng)所有的流程走完后，LIMS系統(tǒng)中自動(dòng)報(bào)告發(fā)放人員點(diǎn)擊歸檔，該任務(wù)的相關(guān)原始記錄和報(bào)告以及任務(wù)單等歸檔材料便進(jìn)入“歸檔模塊”。

第二，電子檔案整理

對(duì)于有些檢測(cè)范圍較廣的檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，檢測(cè)報(bào)告類型復(fù)雜，為便于管理，可按不同行業(yè)領(lǐng)域建立獨(dú)立的編號(hào)，該編號(hào)具有唯一性，從接收樣品登記開始一直跟隨著所有的材料和流程，直到歸檔。

檔案管理人員每天登錄系統(tǒng)，對(duì)接收到的歸檔材料按領(lǐng)域進(jìn)行分類，填寫材料保存期限和材料查閱級(jí)別，以該項(xiàng)檢測(cè)業(yè)務(wù)的唯一性編號(hào)作為檔案號(hào)，統(tǒng)一對(duì)文件命名后建立目錄并將歸檔材料邏輯歸檔到檔案管理模塊。

由于檢測(cè)報(bào)告的特殊性，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)客戶想補(bǔ)測(cè)或修訂的情況，若是該歸檔材料有后補(bǔ)或修訂更替內(nèi)容，要通過(guò)另一個(gè)文件審批流程，經(jīng)過(guò)申請(qǐng)、審批，點(diǎn)擊歸檔后，由檔案人員進(jìn)行歸檔材料的變更操作。

第三，電子檔案管理

在LIMS系統(tǒng)的檔案管理模塊中，有歸檔材料的利用服務(wù)功能。需要借閱檔案的人可以在系統(tǒng)上完成申請(qǐng)查閱，線上審批，網(wǎng)上查閱。首先檔案申請(qǐng)人進(jìn)入檔案利用欄，輸入需要閱覽的檔案號(hào)（即該檢測(cè)業(yè)務(wù)的唯一性編號(hào)）或關(guān)鍵詞，檢索出該檔案目錄，點(diǎn)擊借閱申請(qǐng)，注明利用目的。

提交申請(qǐng)后進(jìn)入技術(shù)負(fù)責(zé)人審批程序，審批后流程進(jìn)入檔案管理員，檔案管理員設(shè)置完該借閱人的閱讀權(quán)限后通知借閱人，借閱人便可在網(wǎng)上瀏覽到該檔案。使用歸還后，檔案管理人便可關(guān)閉權(quán)限。系統(tǒng)便會(huì)自動(dòng)記錄借閱人，借閱時(shí)間，歸還時(shí)間及在借狀態(tài)。

LIMS系統(tǒng)能根據(jù)保管期自動(dòng)判斷并提示到期，對(duì)已到達(dá)保管期限的文件，檔案人員講導(dǎo)入銷毀模塊，利用銷毀模塊的功能，編制好銷毀文件列表，并上傳相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核，審核通過(guò)方可銷毀，銷毀后的檔案目錄講轉(zhuǎn)入“已銷毀”模塊。對(duì)于一些到期但還有保存價(jià)值的檔案，將通過(guò)程序識(shí)別，自動(dòng)保存到“長(zhǎng)期保存模塊”，以減輕系統(tǒng)壓力。

實(shí)驗(yàn)室檔案由傳統(tǒng)的純手工紙質(zhì)記錄管理模式向電子化的管理模式轉(zhuǎn)變?cè)缫咽且环N趨勢(shì)，實(shí)驗(yàn)室信息化管理LIMS系統(tǒng)中的檔案管理功能改變了原來(lái)檔案資料靠紙質(zhì)載體來(lái)傳遞、審核、歸檔，效率低下，且由于日益增長(zhǎng)的紙質(zhì)檔案在保管上受空間制約的現(xiàn)狀。在利用工作上也得到了新的突破，隨時(shí)隨地了解跟蹤實(shí)驗(yàn)進(jìn)度，掌握整體實(shí)驗(yàn)室狀態(tài)，信息檢索方便快捷，不受空間和時(shí)間的限制，提高了各項(xiàng)檢驗(yàn)檢測(cè)工作的效率。