實驗室管理通常覆蓋“人、機、物、法、料”五個核心方面。從實驗室耗材的管理人員開始的整個管理流程，通常會出現(xiàn)幾個難題管理人員是那種在架子空了時讓別人知道的人嗎？當供應快開始不足時就已經(jīng)有人提出警示了嗎？當每個人都在訂購自己的耗材時，貨架更有可能會變空嗎？

面對這些狀況，實驗室管理者需要定期檢查或計算貨架上的物品的流程，或是可以通過警示類流程來實驗室?guī)齑婀芾?。這些過程都可以人工手動完成，當然也可以使用信息化工具LIMS——實驗室信息管理系統(tǒng)來幫助完成。

關于人工手動管理，有一些人工手動選項可以用于警示過程。這些包括了：白板、剪貼板或便簽紙——實驗室人員寫下需要訂購的物品或物品數(shù)量，然后庫存的管理人員在查看白板或便簽后，綜合所有信息，并確定最終訂單數(shù)量。

視覺信號（有時稱為兩倉或看板）系統(tǒng)——庫存管理者將視覺指示器放置在架子上的庫存內(nèi)。當用戶看到視覺指示器（通常是彩色卡片或帶有訂購信息的卡片）時，用戶會將卡片帶給訂購該儲藏室的人，或者將卡片放在要收集的籃子中。

其實，于其嘗試更改已經(jīng)成為習慣的行為，通常來講，優(yōu)化流程更容易。如果實驗室用戶不太可能在貨架上的某個物品不足時通知您，那么復查或者計數(shù)過程可能比警示過程更有效，最好的選擇是定期檢查。使用手動管理的方法，就需要定期庫存盤點。經(jīng)理通過對儲藏室中的每個項目進行盤點，使用筆和紙、手工將信息輸入電子表格或其他文檔記錄計數(shù)。

庫存盤點過程可以專注于計算空位或計算貨架上剩余的物品。

計算空位會創(chuàng)建填充貨架的訂單。將貨架上剩余的物品計數(shù)與預先建立的再訂購點進行比較。此類庫存數(shù)量是優(yōu)化支出、提高貨架空間利用率和供應可用性的重要工具。計數(shù)頻率取決于您擁有多少貨架空間以及每天使用多少耗材。

首先，每周進行幾次計數(shù)，然后從那里評估站點所需的頻率。然后從庫存盤點或警報系統(tǒng)中訂購要訂購的物料，然后將其輸入訂購系統(tǒng)或發(fā)送/調(diào)用給每個供應商。

使用手動系統(tǒng)的優(yōu)點是易于設置且有效。但是，手動系統(tǒng)通常很繁瑣，麻煩且費時費力，難以精準計算物品數(shù)量以下訂單。

實驗室信息化庫存解決方案的計數(shù)過程的其實遵循與人工手動管理相同的流程，只不過是利用各種數(shù)字化工具來完成這些步驟。

對于警示類型的過程，某些庫存管理程序提供移動應用程序以記錄物品。該過程非常簡單，只需掃描產(chǎn)品貨架上的條形碼或二維碼并指示已取貨數(shù)量即可。當貨架上的數(shù)量下降到預設的重新訂購點以下時，系統(tǒng)將提示庫存管理員重新訂購。

數(shù)字警報的另一個有效來源是實驗室信息管理系統(tǒng)（LIMS）。這些系統(tǒng)跟蹤并關聯(lián)每個實驗使用的試劑和消耗品，還可以為管理員提供儀表盤界面以跟蹤庫存狀況，并在庫存不足時觸發(fā)通知，提醒庫存管理員重新訂購。

數(shù)字化庫存管理系統(tǒng)還簡化了盤點庫存的過程——不僅將盤點庫存的時間減少了多達50％，而且錯誤更少。要進行計數(shù)，只需要掃描架子上的條形碼或二維碼，輸入架子上的物品計數(shù)，然后繼續(xù)進行直到所有物品都計數(shù)。

LIMS系統(tǒng)庫存管理模塊既可以自動計算所需的訂單數(shù)量，又可以直接向供應商下訂單，這大大減少了識別和訂購實驗室所需耗材的時間。數(shù)字化庫存管理系統(tǒng)的建立確實需要花費一些的時間，但是可以通過更高效、更準確的庫存盤點和訂購來快速收回初始投資。